Les méthodes et les outils PMO pour une gestion de projet réussie

Dans le domaine de la gestion de projets, le PMO (Project Management Officer) occupe une place centrale. Son rôle est crucial dans la transmission des outils et méthodes au sein de son équipe. Il est chargé de soutenir et améliorer la gestion des projets.

Un socle commun de bonnes pratiques PMO

Les méthodes et les outils du PMO reposent sur un socle commun, c’est ce qu’on appelle les best practices, les bonnes pratiques en français. Elles sont maintenant largement documentées. Elles se sont progressivement mises en place depuis les années 80 de manière standardisée avec les référentiels britanniques et américains (PMBOK et PRINCE 2).

Aujourd‘hui ces bonnes pratiques sont de plus en plus connues en gestion de projet. Elles ne sont malheureusement pas toujours très bien appliquées et c’est justement le rôle du PMO de les appliquer et les transmettre. Elles incluent de grands sujets comme la planification. Cette dernière vise à définir des jalons et un échéancier pour réaliser le projet en prenant en compte des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Le B-A-BA de la gestion de projet, en somme.

Les bonnes pratiques vont également porter sur des sujets tels que la gestion des risques. C’est-à-dire anticiper ce qui peut mal se passer dans la réalisation d’un projet, d’un programme ou d’un portefeuille et proposer des mesures correctives.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter cet article sur les rôles essentiels du PMO : Les rôles essentiels du PMO (bluesoft-group.com)

Et puis, il y a un troisième volet : la capacité à gérer des parties prenantes. Le PMO est avant tout un people pleaser. Comme le disait Guillaume dans l’une de nos précédentes vidéo, le meilleur ami du PMO, c’est la machine à café. Il est en contact avec l’ensemble des personnes impactées de près ou de loin par le projet.

Le PMO manie donc de nombreux outils et techniques de communication pour mener à bien ses projets et garantir l’efficacité de l’équipe.

Enfin, tout un volet méthodologique concerne l’établissement d’indicateurs de pilotage. Ces indicateurs vont permettre de rendre compte de la réalité de ce qui s’est passé sur le projet et de l’atteinte de ses objectifs.

Pour aller plus loin : La différence entre un PMO et un AMOA (bluesoft-group.com)

Quel est le meilleur référentiel PMO à adopter ?

La gestion de projet demande une grande adaptation à l’environnement et au contexte du projet. Il est ainsi important de bien maîtriser les référentiels existants et les bonnes pratiques afin de choisir les bons outils.

Prenons un exemple : si un PMO sent que la difficulté porte essentiellement sur l’aspect technique de la gestion de projet. Il pourra choisir de s’appuyer sur le PMBOK, qui est un référentiel d’outils techniques très détaillé.

S’il pense en revanche que le problème porte davantage sur la pertinence des projets, le PMO pourra se tourner vers PRINCE2 et ses éléments méthodologiques. Ce référentiel pourra être utile. Par exemple : dans le cas d’une organisation qui lance de nombreux projets sans toutefois en maîtriser les motivations et objectifs.

La vraie clé est de savoir s’appuyer sur toutes ces bonnes pratiques. Cela permettra d’avoir une manière de fonctionner qui soit vraiment adaptée au contexte et à l’environnement dans lequel se déroule le projet, le programme ou le portefeuille. Pour faire une rapide comparaison, il faut savoir que le PMBOK est davantage généraliste. Ce référentiel permet une plus grande flexibilité afin d’adapter les processus de gestion en fonction des besoins du projet. Il met l’accent sur la documentation pour garantir la qualité et la traçabilité des activités. De plus, ce document conduit à la certification PMP (Project Management Professional).

Quant à lui, le PRINCE2 est plus structuré et orienté. Ce référentiel est plus prescriptif et garantie une structure davantage rigide. PRINCE2 possède une approche spécifique pour la gestion des risques ainsi que des modèles spécialisés de documentations recommandées pour chaque phase du projet.

Le bon sens : l’outil ultime du PMO

Une approche avisée dans la gestion de projet, programme ou portefeuille est fondamentale pour naviguer avec succès au sein de cet environnement pleins d’incertitudes. Très souvent, on peut constater que celle-ci n’est pas toujours appliquée, quand bien même elle est essentielle.

Cette situation se retrouve généralement lorsque la complexité et l’incertitude sont sous-estimées, ou, au contraire, quand trop de méthodes et trop de pratiques sont mises en place. Le plus souvent cela implique que les équipes n’emploient pas les outils dont ils ont réellement besoin pour mener leurs projets à bien.

Ces aides peuvent passer par Microsoft Project, Jira ou encore Asana. Ce sont des outils basés sur la collaboration des équipes présentes et la planification du projet. Ils regroupent également des aspects techniques qui peuvent, plus ou moins convenir aux projets engagés par le PMO.

Il est recommandé de tester plusieurs outils et de choisir celui qui répond le mieux aux exigences précises du projet.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à visionner notre vidéo à ce sujet, parole d’expert de Guillaume RAOUL :